Veřejná setkání


Veřejné setkání je jednou z „nejšetrnějších“ a zároveň nejefektivnějších metod zapojování veřejnosti, která – pokud je dobře připravená a vedená – funguje i na venkově. Lidé se pomocí této metody mohou podílet na tvorbě a rozvoji místa, kde žijí – mohou uplatnit své názory, zkušenosti, znalosti, mohou přispět k hledání řešení nebo dokonce rozhodnout o jeho výběru.

Z hlediska cíle (účelu) můžeme veřejná setkání rozdělit zhruba do tří skupin:

1. Veřejná setkání za účelem informovat veřejnost

Jedná se o setkání, při kterých je veřejnosti představen již hotový záměr, projekt, program, plán. Zastupitelé nebo odborníci nejprve záměr představí, poté odpovídají na otázky veřejnosti. Účelem takového setkání je, aby lidé záměru porozuměli a po důkladném vysvětlení měli možnost se s ním plně nebo částečně ztotožnit. Tento typ veřejných setkání se používá především u záměrů, které nemají prostor pro více řešení, jsou příliš „svázány“ zákonnými normami, např. řešení dopravní situace, chodníků a přechodů na hlavní křižovatce v centru obce, záměry realizované v přísně chráněných oblastech atd.
Informativní typ veřejných setkání lze využít i na prezentaci výsledků dlouhodobých záměrů, na kterých se občané různou měrou a intenzitou podíleli, např. prezentaci dlouhodobého strategického plánu rozvoje obce.

Informovat veřejnost lze slovně – formou komentářů, otázek a odpovědí. Je dobré představit záměr i obrazem, dataprojektorovou prezentací, grafy a tabulkami, doprovodnou výstavou atd.

Bylo by velkou chybou organizovat veřejná setkání nad již hotovými záměry, pro které se lidé vyjádřit mohli a měli, ale jejich účast byla opomenutá.

Příklady

Prezentace výsledků veřejného průzkumu.pps


2. Veřejné setkání za účelem konzultovat a připomínkovat záměr, hledat řešení

Cílem tohoto typu setkání je získat názory veřejnosti, které budou využity v další fázi realizace záměru. Budeme ho tedy realizovat ve fázi přípravy nebo nad pracovní verzí záměru.

Hlavním obsahem setkání je diskuse. Důležité je, aby se mohl k záměru vyjádřit každý, kdo se vyjádřit chce. Vzhledem k tomu, že je zpravidla malé procento lidí, kteří jsou schopni formulovat svůj názor a bez bázně ho sdělit před velkým plénem, je dobré vést diskusi „bezpečnou“ formou. Tou je diskuse u stolů se židlemi pro 4 – 6 osob. Na stolech jsou archy papíru a tenké fixy. Diskuse nad záměrem nebo jeho dílčími částmi se vede u každého stolu. Názory, připomínky, zkušenosti, návrhy řešení účastníků se zapisují. Platí pravidlo – zapsat každý návrh, každou myšlenku, nehodnotit jejich váhu, přínos, důležitost.

Po vymezené době zástupci „stolů“ výsledky diskuze představí ostatním. Vedoucí (facilitátor) veřejného setkání může výstupy zapisovat a na závěr s nimi ještě jednou účastníky seznámit. Je dobré při tomto zápisu šetrně a srozumitelně názory a myšlenky z pléna formulovat, popřípadě je už i třídit – např. na negativa a pozitiva.

Je možné udělat druhé kolo – vybrat priority. V tomto případě jsou účastníci vyzváni, aby označili ty názory, náměty               a myšlenky, které jsou z jejich pohledu pro další realizaci záměru klíčové. Výběr priorit lze udělat např. následujícím způsobem: každý účastník dostane určitý počet barevných malých samolepek a ty nalepí na archy papíru k zapsaným výstupům, které chce svým hlasem upřednostnit.

Na závěr setkání by mělo zaznít, jakým způsobem bude s výstupy setkání naloženo, kdo s nimi bude pracovat, kdy, kde       a jakou formou budou občané informováni o finálním záměru.


3. Veřejná setkání za účelem výběru řešení místního problému

Veřejná setkání jsou organizovaná s cílem dát lidem možnost vybrat jedno ze dvou nebo více řešení: vybrat místo, kde se bude záměr realizovat, způsob, jakým se bude dělat, výslednou podobu záměru apod. Na úvod jsou varianty účastníkům představeny, následuje diskuse (frontální formou nebo u stolů v malých diskusních skupinách), na závěr účastníci vyberou řešení – hlasováním nebo jinou formou, která jim umožní označit z jejich pohledu nejlepší variantu.

Ve druhé části setkání, po přestávce s občerstvením, se občané přeskupí podle oblastí, jejichž řešení dávají přednost, či se cítí v dané oblasti užiteční (mají odborné znalosti a dovednosti, zkušenosti). Nyní spolu sedí u jednoho stolu například ti, kteří chtějí diskutovat o bezpečnosti v obci, u druhého ochránci životního prostředí, u třetího občané, kteří diskutují o využití volného času mládeže, u čtvrtého skupina debatující o zajištění služeb pro seniory apod. V této části večera si občané vyzkoušejí, co jsou to dílny – workshopy. Sešli se u jednoho stolu a spojuje je zájem o danou problematiku. Vyměňují si názory a jejich cílem je zamyslet se společně nad vybraným tématem. K tomu se využívá metoda brainstormingu. Účastníci diskuse by měli dát dohromady co nejvíce nápadů, nepokoušet se hledat hotová řešení, vzájemně se nekritizovat.

Veřejné setkání je důležitou společenskou událostí a příležitostí pro setkání radnice a občanů. Výsledkem je zpravidla výběr několika oblastí spolupráce, kterými se budou zabývat pracovní skupiny. Scénáře pro veřejná setkání mohou být různé, záleží na cíli setkání, zvolené metodě, vyspělosti účastníků, vstupních materiálech a časových možnostech.


Většinou se v praxi různé varianty veřejných setkání kombinují.
Např. na úvod setkání je představen účastníkům dataprojektorovou prezentací Dlouhodobý plán rozvoje obce, občané pak vybírají (označují) záměry, které chtějí, aby byly v obci řešeny přednostně.

Příklady

Veřejné setkání v Nečíni z ledna 2010.pdf

Co udělat pro to, aby na setkání lidé chtěli přijít a aby odcházeli s vědomím, že jejich účast měla smysl.

  1. Vybrat oblast, téma, záměr, o které mají občané zájem.
  2. Informovat o termínu a obsahu setkání prostřednictvím více informačních kanálů: rozhlas, leták, plakát, místní zpravodaj.
  3. Připravit příjemné prostředí (s malým občerstvením).
  4. Dodržet naplánovaný čas setkání.
  5. Doplnit program o atraktivní vložku“, obrazovou prezentaci úspěšné akce v obci, výstavu fotografií atd.
  6. Zajistit vedení setkání nestranným vedoucím (facilitátorem).
  7. Na úvod setkání seznámit účastníky s tím, co je cílem setkání, co bude výstupem (soubor námětů na řešení problému, výběr řešení, připomínkování pracovního návrhu apod.).
  8. Vytvořit bezpečné prostředí, ve kterém nebudou účastníci vystavení aktivitám, které jsou jim nepříjemné (prezentovat svůj názor před celým plénem, příliš se přemísťovat v rámci moderních participačních aktivit, spolupracovat v jedné skupině se spoluobčany, s nimiž nemají dobré sousedské vztahy, být osočováni účastníky, kteří mají na věc jiný názor apod.).
  9. Předložit problém, který má více variant řešení.
  10. Umožnit v diskusi zaznít všechny názory, náměty, zkušenosti – bez hodnocení a kritiky jejich přínosu pro předložený záměr.
  11. Zabránit lidem, kteří mají schopnost dobře veřejně prezentovat své postoje a názory (pozitivní i negativní), ovlivnit celkové výstupy přijatých řešení (umlčet „křiklouny“).
  12. Seznámit účastníky s tím, jak bude s výsledky setkání naloženo, jaký způsobem budou informováni o dalším průběhu záměru.

 

Jak vést veřejné setkání – několik užitečných rad pro vedoucí (facilitátory)

 

Jak prezentovat záměr

Několik užitečných rad pro zastupitele, aktivní občany a externí odborníky (architekty, ekology…), kteří prezentují veřejnosti svůj záměr

  • Vystoupit před občany s (nehranou) pokorou - nepřijít jako odborník, který ví a má předem jasno, aniž by k tomu místní lidi potřeboval
  • Představit sebe, svou práci, vysvětlit osobní zájem o záměr realizovaný v daném místě
  • Představit návrh, popř. širší data a potřeby lidí, ze kterých záměr vychází, způsob jakým byla získávána, s kým, z jakých zdrojů
  • Požádat o doplnění, upřesnění, popř. i kritické posouzení ne zcela přesných informací
  • Počítat s tím, že naše argumenty na podporu záměru mohou vyvolat protiargumenty – vyslechnout je (popř. zapsat), nepolemizovat, nepřít se
  • Nabídnout více variant řešení – dát prostor pro diskusi, výběr